Dalam mengirim email kita harus tahu siapa, bagaimana, untuk apa di tujukan. Apalagi jika berhubungan dengan sebuah perusahaan atau Customer. Oleh karena itu kita harus tahu tata cara dalam mengirim email, namun terlebih dahulu kita harus tahu apa itu Email.
Email merupakan surat elektronik yang dapat dikirimkan melalui media internet. Dan apa saja yang ada di dalamnya.
Di dalam Email terdiri dari :
To : Kepada siapa email ini kita kirim
Cc : Carbon Copy atau tembusan ( dalam hal ini si penerima bisa tahu ada penerima lainnya tentang isi email tersebut )
Bcc : Blind Carbon Copy ( si penerima tidak dapat mengetahui jika ada penerima lain yang mendapat email dari si pengirim )
Subject : Judul isi email ( Sebaiknya Judul mewakili isi dari email agar penerima dapat segera mengetahui tentang apa isi dalam emai tersebut dan dapat di tracking )
Content : Isi email yang sebaiknya mencakup Salam pembuka, isi dari pesan atau tujuan , dan salam penutup dan harus jelas
Signature :Tertanda atau tanda tangan yang berisi siapa pengirim email tersebut. Biasanya tertulis Nama Pengirim, Jabatan, No Telepon, Email, Website, Nama Perusahaan, dan lain sebagainya
Attachment : Lampiran. Jika kita ada penawaran dalam bentuk PDF sebaiknya di cek sebelum dikirim email tersebut agar tidak tertinggal atau kesalahan dalam melampirkan file.
Di dalam isi Email harus mencakup beberapa point penting, yaitu :
- Salam Pembuka : Dengan Hormat Bapak Eko, Dear Bapak Eko , Selamat Pagi Bapak Eko, Dear Mr. Eko.
- Isi / Pesan / Tujuan : Di dalam isi ada beberapa tahapan
a. Latar belakang :Latar belakang yang dimaksud adalah yang mendasari dalam membuat email ini : Misalnya :“Melanjutkan dipembicaaan ditelpon, Berdasarkan Meeting pada tanggal ###, Berdasarkan dengan permintaan bapak yang diminta” dan lain sebagainya
b. Pesan/Tujuan : Isi pembahasan atau tujuan yang akan disampaikan, misalnya “ Kami mengajukan penawaran ini, kami mengirimkan laporan ini, bahwa kami akan melakukan pekerjaan ...” dan sebagainya - Salam Penutup :Misalnya "Terima kasih, Best Regards, Jika ada permintaan atau kebutuhan dapat menghubungi kami kembali terima kasih”
- Signature : Tertanda atau tanda tangan yang berisi siapa pengirim email tersebut. Biasanya tertulis Nama Pengirim, Jabatan, No Telepon, Email, Website, Nama Perusahaan, dan lain sebagainya
Di dalam Email terdapat Inbox, Sent, Outbox, Draft dan Spam :
Inbox: Email yang masuk
Sent : Email Terkirim yang sudah sampai ke penerima
Draft : Konsep atau Email yang akan di siapkan namun belum dikirim
Spam :Email Sampah yang berupa iklan-iklan atau yang mengganggu
Outbox : Email yang dikirim namun belum sampai ke penerima ( Harus di cek, terkadang kita yakin sudah mengirim email tapi masih belum sampai ke penerima )
Kemudian ketika kita membuka email masuk atau inbox, ada Reply, Reply All, dan Forward
Reply : Aktifitas yang kita lakukan untuk membalas email
Reply All : Aktifitas yang kita lakukan untuk membalas semua dalam isi email yang saling berbalas
Forward : Meneruskan isi email ke penerima lain
Demikian hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengirim email, semoga bermanfaat
